CÁCH TỐI ƯU HÓA DIỆN TÍCH SỬ DỤNG CỦA VĂN PHÒNG

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều muốn tối ưu hóa diện tích sử dụng văn phòng cho thuê, đồng thời cắt giảm các khoản chi phí không đáng có.

Khi lựa chọn thuê văn phòng mới, rất nhiều doanh nghiệp thường đắn đo trong việc tính toán xem diện tích thuê như thế nào sẽ phù hợp với công ty mình, làm sao để thuê diện tích vừa đủ mà không trả một khoản phí cho diện tích dư. Chi phí phải trả cho phần diện tích dư thừa đó là một khoản tiền không nhỏ, nhất là đối với các hợp đồng văn phòng cho thuê dài hạn 1 năm hoặc 2 năm.

Do đó, các doanh nghiệp khi thuê văn phòng cần phải lập kế hoạch và đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu tố đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê. Các yếu tố đó bao gồm:

    • Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chánh.

    • Bao nhiêu cộng tác viên, nhân viên part time (làm việc ngoài giờ) của công ty, cần xác định rõ có bao nhiêu nhân viên thường xuyên làm việc ở công ty.

    • Công ty có thường xuyên hội họp hay không? Xác định xem có thể dùng phòng làm việc làm phòng họp được hay không hay phải thuê văn phòng có phòng họp riêng.

    • Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên?Mỗi thành viên nhất thiết phải có phòng làm việc riêng hay không?

    • Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên?

    • Có cần thiết phải có pantry ngay trong văn phòng làm việc?

   • Có khách hàng thường xuyên lui tới văn phòng không? Vì diện tích khu vực tiếp tân sẽ chiếm một khoảng diện tích không hề nhỏ, trung bình từ 10m2 cho đến 20m2.

    • Dự kiến số lượng bàn làm việc được đặt trong phòng và sẽ sắp xếp chúng theo kiểu sole, ngang hay dọc. Từ đó xác định được diện tích khu vực làm việc.

Diện tích văn phòng trống

Sau khi xác định được các yếu tố trên thì doanh nghiệp đã biết được 98% tỷ lệ diện tích sử dụng thực tế cho văn phòng mới của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể kham thảo thêm tỷ lệ diện tích theo chuẩn của châu Á cho mỗi văn phòng làm việc được tính cụ thể cho mỗi nhân sự theo chức danh trong công ty như sau (tiêu chuẩn diện tích văn phòng m2/người):

    • Đối với lãnh đạo: Diện tích thông thường là 10 m² – tối đa là 18.5 m². Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.

    • Nhân viên có vị trí cố định: Là những nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m².

    • Nhân viên vị trí linh hoạt: Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m².

    • Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Do tính chất công việc nên các nhân viên này không cần phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án. Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m²/người.

Hy vọng những lưu ý trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định được diện tích cần thiết cho văn phòng mới của mình. Để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể hơn trong quá trình thuê văn phòng, xin vui lòng liên hệ với công ty cổ phần Địa Ốc Châu Long qua hotline 0938 688 991, chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của các bạn một cách nhanh chóng.

(Địa ốc Châu Long - Nguồn tổng hợp)